备货
一、 落实货源
备货首先要落实货源，目前在我国有两种情况：一种是生产型企业的备货，另一种是贸易型企业的备货。
生产型企业备货
如果出口商本身就是厂商，在合同订立后或接受信用证之后，应及时安排生产或加工。一般是向生产加工或仓储部门下达出口货物明细单（在有些企业称其为加工通知单或信用证分析单等），要求该部门按明细单的要求，对应交的货物进行清点、加工整理、包装、刷制运输标志以及办理申报检验和领证等项工作。明细单是进出口企业内部各个部门进行备货、出运、制单结汇的共同依据。需要注意的是，在生产或加工合同货物时，出口商（厂商）必须依据买卖合同或信用证要求的品质、数量、规格、包装条件组织生产或加工，以确保货物与合同或信用证相符。
贸易型企业备货
如果出口商本身不是厂商，即无法生产或加工合同货物，则必须寻找相关厂商购进合同货物。在购进货物时应与选定的生产或加工工厂订立购货合同，一般称之为订货单。这种订货单可分为预约订货单与现货订货单两种。（一）预约订货单预约订货单是指在向国外报价之前，预先请供货厂商向出口商报价，出口商在此基础上，按照前述报价计算方法，计算出出口价格，再向国外报价。一旦国外进口商接受报价并与出口商订立了买卖合同，或出口商接受了信用证，出口商再向国内供货厂商下订货单。预约订货单的优点是，可以避免买卖合同订立后，无法或无法及时在国内购进合同货物或必须以高价购货的风险，以至于陷于被动局面的窘境。（二）现货订货单现货订货单是指出口商与国外进口商订立了买卖合同后，或接受了信用证之后，再向国内供货厂商下订单订购合同货物。这种订货方法比较适合货源充足、售价较稳定的情形。如果货源紧缺，售价波动大，就不宜采用这种方法。所以，存在一定局限性，就是一旦国内无法购进合同货物，或必须高价购进货物，则出口商可能面临违约或利润减少，甚至亏损的风险。
ABC IMP.&EXP. Trading Co.，Ltd. （ABC进出口贸易公司） 订货单
Fax：010—6232××××Date：2020. 6.12Tel No.：010—6232××××No.：1234供货厂商：XYZ制衣有限公司地址：北京市东三环路500号电话：010—8826××××兹向贵公司订购下列产品，并按以下条款接受：（1）品名：男式T恤衫。（2）规格：180/100A（品质要求见附件）。（3）数量：300打。（4）单价：人民币（￥）600.00/打。（5）总价：人民币（￥）180000.00（壹拾捌万元整）。（6）包装：每打装一盒，每50盒装一纸箱。唛头：
（7）交货期：2020年10月底之前交货，若延期交货导致本公司损失，由贵公司承担赔偿责任。（8）交货地：北京市昌平区工业园区25号。（9）检验检疫：交货前请办妥国家质检局合格证明；所交货物应与品质附件相符；若遭受进口商索赔，由贵公司承担全部责任。（10）延期交货：每延期一天，扣总价0.5%。（11）知识产权：若涉及知识产权指控，由贵公司承担全部责任。（12）付款：本公司预付订金人民币20000.00元，招商银行支票支付，余款待押汇后一次付清。
供货厂商：XYZ制衣有限公司订货方：ABC IMP.&EXP. Trading Co.，Ltd. （ABC进出口贸易公司）
合理安排备货时间
交货时间是国际货物买卖合同的主要交易条件，倘有违反，买方不仅有权拒收货物并提出索赔，甚至还可宣告合同无效。因此，货物备妥时间务必要与合同和信用证装运期限相适应，并结合运输条件，例如船期，进行妥善安排。为防止意外，一般还应适当留有余地。
知识产权问题
（一）备货中的知识产权风险
有的企业喜欢大批量接订单，并“照单全收”，这种做法有很大风险。如果没有审核所加工品牌的知识产权状况就盲目接单、生产并申报出口，侵权货物可能会被海关没收并处罚款，情节严重构成犯罪的，除赔偿被侵权人损失外，还应承担刑事责任。
外贸行业中常说的认证标准，如UL、RU、HDMI、Bluetooth等，权利人都已经在中国合法注册并在海关总署备案，是受中国法律保护的“证明商标”。海关在执法过程中发现涉嫌侵权上述知识产权的，都会依法予以查扣。
知识产权具有地域性，一般外贸公司出口的商品只要不侵犯中国知识产权及目的国知识产权即可。但有的商标，尤其是不被公众所知的商标，有可能是在欧美国家注册的商标，为了加强保护，该商标在绝大多数国家已经注册，受到全球保护。
（二）知识产权风险应对
1.加强知识产权检索与预警
海关开展知识产权保护主要有两种模式：主动保护（依职权保护）和被动保护（依申请保护）。海关主动保护的案件比例占99%，前提是知识产权已在中国海关备案。因此，我们分“两步走”防范此类侵权风险：第一步：查询进出口货物涉及的知识产权是否备案。知识产权海关保护备案系统地址：http://202.127.48.148/zscq/search/jsp/vBrandSearchIndex.jsp。如知识产权未备案，除非权利人提起依申请保护，即使海关查验发现，也不会主动保护，侵权风险不大。如知识产权已备案，企业就要详细比对进出口货物与备案知识产权的商品类别了。第二步：查询进出口货物与知识产权备案的商品类别是否属于同一大类。类似商品和服务区分表（尼斯分类表）地址：http://www.sbfl.cn/。进出口货物与知识产权备案的商品类别不属于同一大类，如进出口货物是服装鞋帽，属于第25类，备案知识产权属于第18类，即使知识产权已备案，海关也不会主动保护。进出口货物与知识产权备案的商品类别属于同一大类，即使权利人在核定使用商品中没有具体列明，海关也会启动知识产权保护程序。
2.合同缔结管理
3.海关备案
4.对国外买家进行资信调查，检查对方是否有过侵权劣迹
二、 核实货物的品质、数量、包装
备货过程中要注意按照合同要求，认真核实货物的品质、数量和包装。
品质
货物的品质必须与买卖合同的规定相一致。严格按照买卖合同约定的质量要求交付货物，是卖方的一项基本义务。品质的表示方法分凭实物表示和凭文字说明表示两种。凡凭文字说明达成的合同，交付货物的质量必须与合同规定的规格、等级、标准等文字说明相符；如系凭样品达成的合同，则必须与样品相一致；如既凭文字说明，又凭样品达成的合同，则两者均须相符。
以实物表示品质
以实物表示商品品质包括凭成交商品的实际品质（Actual Quality）和凭样品（Sample）两种表示方法。前者为看货买卖，后者为凭样品买卖。
凭样品买卖又分为凭卖方样品买卖、凭买方样品买卖与凭对等样品买卖。由卖方提供的样品称为“卖方样品”（Seller’s Sample）。凡凭卖方样品作为交货的品质依据者（Quality as per Seller’s Sample），称为“凭卖方样品买卖”。反之，品质以买方样品为准（Quality as per Buyer’s Sample），卖方所交整批货的品质，必须与买方样品相符。卖方根据买方提供的样品，加工复制出一个类似的样品交买方确认，这种经确认后的样品，称为“对等样品”（Counter Sample）或“回样”（Return Sample），也有称“确认样品”（Confirming Sample）的。实际上，对等样品改变了交易的性质，即由凭买方样品买卖变成了凭卖方样品买卖，使卖方处于较有利的地位。
以说明表示品质
凡以文字、图表、照片等方式来说明商品的品质者，均属凭说明表示商品品质的范畴
1.凭规格买卖（Sale by specification）凭规格买卖，指用反映商品品质的指标，如成分、含量、性能等来确定商品品质的交易。
Soybean（大豆）Moisture 15%Max（水分最高15%）Oil Content 17%Min（油量最低17%）Admixture 1%Max（杂质最高1%）Imperfect Grains 8 Max%（不完善粒最高8%）
2.凭等级买卖（Sale by grade）凭等级买卖，指同类商品因规格不同，而用文字、数码或符号进行分类，以此来确定商品品质的交易。
Grade AA fresh hen eggs, shell light brown and clean, even in size（特级鲜鸡蛋，蛋壳呈浅棕色，清洁，大小均匀）Grade AA 60—65 gm. per egg（特级 每枚蛋净重60—65克）Grade A 55—60 gm. per egg（超级 每枚蛋净重55—60克）Grade B 50—55 gm. per egg（大级 每枚蛋净重50—55克）Grade C 45—50 gm. per egg（一级 每枚蛋净重45—50克）Grade D 40—45 gm. per egg（二级 每枚蛋净重40—45克）Grade E 35—40 gm. per egg（三级 每枚蛋净重35—40克）
3.凭标准买卖（Sale by standard）凭标准买卖，指以政府机关或工商团体统一制定的标准来确定商品品质的交易。
4.凭说明书和图样买卖（Sale by descriptions and illustrations）对于某些工业制成品，如电器、仪表等，很难用几个简单的指标来反映其品质，而需要凭说明书、照片或图样来具体地描述其内部构造及性能，按此方式交易，称为凭说明书和图样买卖。
5.凭商标或品牌买卖（Sale by trade mark or brand name）对某些质量稳定且在市场上有着良好声誉的商品，买卖双方在磋商和签订合同时，直接采用这些商品的商标或牌号作为商品的品质表示，按此方式交易，称为凭商标或牌号买卖。
张小泉剪刀、海尔家电、奇瑞轿车、金山软件等。
6.凭产地名称买卖（Sale by name of origin）有些商品，尤其是农副土特产品，其品质因产地而异，交易中仅凭产地就可说明商品的品质好坏，即凭产地名称买卖。
山西陈醋、金华火腿、苏州刺绣、贵州茅台酒、龙口粉丝、景德镇瓷器、涪陵榨菜、山东大蒜等。
数量
为能保证按合同规定的数量交付货物，必须按合同做好备货工作，在备货过程中，如发现货物不符合合同需要时，应及时采取有效措施，并在规定期限内补足。为便于补足储存中的自然损耗和国内搬运过程中的货损，以及按合同溢短装条款的溢装之用，备货数量一般以略多于出口合同规定的数量为宜。
凡按重量计量而在合同中未明文规定按何种方法计算重量的，如有疑问，按《公约》第56条规定，应以净重计。
包装
（一）包装应注意的问题在备货过程中，对货物的内、外包装和装潢，均须认真进行核对和检查，如发现包装不良或破损情况，应及时进行修补或更换，以免在装运时取不到清洁提单，造成收汇困难。包装标志也应该按合同规定或客户要求刷制。运输标志（唛头）的式样，如合同有规定或客户另有指定的，则应按合同规定或客户指定的办理；如合同未规定包装标志，客户对此又无要求的，则由我方自行选定刷制，自行选定的运输标志一般应包括收（发）货人缩写、目的港、件号等内容。如进口国有关当局规定包装标志必须使用特定文字的（如海湾国家要求用阿拉伯文），一般应予照办。标志的刷写部位和文字大小要适当，图案字迹要清楚，使用的颜料要不易褪色。在保证商品质量不变和不违反出口合同的前提下，还应尽可能压缩货物包装的体积或降低货物包装的重量，以节约运费支出。
各国关于商品包装的法律禁忌1.北美（1）美国：所有医疗健身及美容药品都要具备能防止掺假、掺毒等防污能力的包装。为了防止儿童误服药品、化工品，凡属于防毒包装条例和消费者安全委员会管辖的产品，必须使用保护儿童安全盖。加利福尼亚、弗吉尼亚等11个州负责环境和消费部门规定，可拉离的拉环式易拉罐，不能在市场上销售。要求马口铁罐焊缝焊锡料内含铅量减少50%。为防止植物病虫害的传播，禁止使用稻草做包装材料。（2）加拿大：进口商品必须英法文对照。2.欧洲（1）德国：对进口商品的包装禁用类似纳粹和军团符号标志。（2）欧盟：接触食物的氯乙烯容器及材料，其氯乙烯单位的最大容器规定为每公斤1毫克成品含量，转移到食品中的最大值是每公斤0.01毫克。（3）希腊：凡出口到希腊的产品包装上必须要用希腊文字写明公司名称，代理商名称及产品质量、数量等项目。（4）法国：进口产品装箱单及商业发票须用法文，包括标志说明，否则附译文。3.中东（1）沙特阿拉伯：所有运往该国港埠的建材类海运包装，凡装集装箱的，必须先组装托盘，以适应堆高机装卸，且每件重量不得超过2吨。袋装货物，每袋重量不得超过50公斤，除非这些袋装货物附有托盘或具有可供机械提货和卸货的悬吊装置。（2）伊朗：药品、化工品、食品、茶叶等商品，分别要求以托盘形式，或体积不少于1立方米或重量1吨的集装箱包装。（3）阿拉伯地区：销往阿拉伯地区的食品、饮料，必须用阿拉伯文说明。4.大洋洲（1）新西兰：农业检疫所规定，进口商品包装严禁使用干草、稻草、麦草、谷壳或糠、生苔物、土壤、泥灰、用过的旧麻袋及其他材料。（2）澳大利亚：凡用木箱包装（包括托盘木料）的货物进口时，均需提供熏蒸证明。5.亚洲（1）菲律宾：凡进口的货物禁止用麻袋和麻袋制品及稻草、草席等材料包装。（2）中国香港：销往香港的食品标签，必须用中文，但食品名称及成分，须同时用英文注明。香港卫生条例规定，固体食物的最高铅含量不得超过6ppm（6%），液体食物含铅量不得超过1ppm。
小知识出口包装的喜与忌数字的喜与忌欧美国家忌13；日本忌4、6、9、42，喜奇数；新加坡忌4、7、8、13、37、69；泰国喜奇数；加纳忌13、17、71；匈牙利忌13与单数；贝宁忌3和7；尼日利亚、博茨瓦纳忌奇数，喜偶数。实物和图像的喜与忌西方国家忌白象；法国忌桃花、仙鹤；日本忌荷花、狐狸和獾，喜菊花；意大利喜菊花，而拉美国家正相反；澳大利亚忌兔子、蝴蝶、猫头鹰；阿拉伯国家忌猪、熊猫、六角星图案；印度忌牛、猪、熊猫；英国忌用人像、孔雀、大象；北非一些国家忌狗；绝大多数国家忌纳粹符号；捷克忌红三角；土耳其用绿三角表示免费样品。
（二）运输包装的标志为了装卸、运输、仓储、检验和交接工作的顺利进行，防止发生错发错运和损坏货物与伤害人身的事故，以保证货物安全迅速、准确地运交收货人，就需要在运输包装上书写、压印、刷制各种有关的标志，以资识别和提醒人们操作时注意。运输包装上的标志，按其用途可分为运输标志（Shipping Mark）、指示性标志（Indicative Mark）和警告性标志（Warning Mark）三种。
1.运输标志运输标志又称唛头，通常是由一个简单的几何图形和一些字母、数字及简单的文字组成。其主要内容包括：（1）目的地的名称或代号。（2）收、发货人的代号。（3）件号，批号。此外，有的运输标志还包括原产地、合同号、许可证号和体积与重量等内容。运输标志的内容繁简不一，由买卖双方根据商品特点和具体要求商定。
2.指示性标志指示性标志是提示人们在装卸、运输和保管过程中需要注意的事项，一般都是以简单醒目的图形和文字在包装上标出，故有人称其为注意标志。
3.警告性标志警告性标志又称危险货物包装标志。凡在运输包装内装有爆炸品、易燃物品、有毒物品、腐蚀物品、氧化剂和放射性物资等危险货物时，都必须在运输包装上标打用于各种危险品的标志，以示警告，使装卸、运输和保管人员按货物特性采取相应的防护措施，以保护物资和人身的安全。
三、 办理商检
出口商在完成货物的交接准备工作之后，在交付货物之前，针对不同商品的情况和出口合同的规定，对出口货物进行检验，也是备货工作的重要内容。
报检程序
属于法定检验检疫商品或合同规定需要检验检疫机构（商检机构）进行检验检疫并需要出具检验检疫证书的商品，对外贸易当事人均应及时提请检验检疫机构进行检验检疫。需要注意的是，从2018年4月起，我国实行关检融合，出入境检验检疫工作全面融入全国通关一体化，相应地，我国出入境检验检疫工作的主管机构由原质检总局变成海关总署，原货物报关单和报检单合二为一，整合为新版进出口货物报关单。
报检的操作步骤大致包括申报、检验和出证放行三个环节
申报
出口企业或其代理人应至少在出口货物报关或装运前7天报检，另外还应附上相关的单证和资料，如合同、信用证、发票、装箱单、厂检单、包装性能结果单、许可/审批文件等。涉及质量许可、卫生、危险的货物需要特别申报，应分别提供许可证、备案证明、危险货物包装容器性能和使用鉴定结果单等。
一般情况下，实施出口检验检疫的货物，企业应在报关前向产地/组货地海关提出申请。报检企业可通过国际贸易单一窗口（https://www.singlewindow.cn）进行货物申报
检验
海关对报检资格、报检时限和地点、电子报检数据和报检单据进行审核，受理报检。受理报检后，海关检验检疫机构需及时派人到货物堆存地点进行现场检验检疫鉴定，其内容包括是否符合安全、卫生、健康、环境保护、防止欺诈等要求以及货物的品质、数量、重量、包装、外观等项目。现场检验检疫一般采取国际贸易中普遍使用的抽样法（个别特殊商品除外）。检验检疫机构根据抽样和现场检验检疫记录，仔细核对合同及信用证对品质、规格、包装的规定，弄清检验检疫的依据、标准，采用合理的方法实施检验检疫。1.感官方法感官方法就是用人体的感觉器官，对货物的外观及内在品质进行检验。如眼看、耳听、鼻嗅、口尝、手摸等。2.物理方法物理方法就是利用力学、电学、光学、声学等仪器仪表进行物理方面的检验检疫。3.化学方法化学方法就是利用化学分析方法对货物的化学成分、有害元素含量进行检验检疫。4.微生物学方法微生物学方法就是利用微生物学的方法对货物中的细菌、病菌、微生物进行检验检疫。
出证放行
海关实施检验检疫监管后建立电子底账，向企业反馈电子底账数据号，符合要求的按规定签发检验检疫证书。企业在报关时应填写电子底账数据号，办理出口通关手续。对于经检验检疫不合格的货物，该批货物不能出口。
报检应注意的问题
（1）确保已对外成交，签订外贸合同，凭信用证结算的，已收到国外来证，明确了装运条件和检验依据。（2）报检人员应认真审核合同及信用证等资料，法定检验检疫出口商品或合同及信用证要求检验检疫机构出具检验检疫证书的，应及时向检验检疫机构申报。在审证时如发现有原则性问题如违反我国法律法规，或与原来合同规定不符等非原则性问题，须在申请单上注明，由检验检疫机构考虑能否受理。
（3）出口报检时应备齐货物，除散装货、裸装货外，已成箱成件包装完毕，外包装符合出口要求，并准确掌握货物存放地点。除合同、信用证规定的中性包装外，已刷好唛头标记。（4）整批货物堆码整齐，便于检验人员查看包装盒标记，进行抽样和现场检验。（5）每份报关单仅限填报一批货物。特殊情况下，对批量小、使用同一运输工具、运往同一地点、有同一收货人与发货人、使用同一报关单的同类货物，可填写一份报关单。（6）申请报检时，应按规定缴纳检验检疫费。
凡是进出口商品都需要报检吗不是的。进出口商品分法检商品与非法检商品。所谓法检，又称强制性检验检疫，是指海关依照国家法律、行政法规和规定，对必须检验检疫的货物依照规定的程序进行检验检疫。法定检验检疫的范围包括：（1）有关法规如《实施检验检疫的进出境商品目录》中规定的商品。（2）对进出口食品的卫生检验和进出境动植物的检疫。（3）对装运出口易腐烂变质食品、冷冻品的船舱、集装箱等运载工具的适载检验。（4）对出口危险货物包装容器的性能检验和使用鉴定。（5）对有关国际条约规定或其他法律、行政法规规定须经检验检疫机构检验的进出口商品实施检验检疫。（6）国际货物销售合同规定由检验检疫机构实施出入境检验时，当事人应及时提出申请，由海关按照合同规定对货物实施检验并出具检验证书。而对于非法检商品，并非强制性的，当事人可以根据合同约定或自身需要，申请或委托检验检疫机构办理鉴定业务。