一、制作单据

制单流程与基本准则

（一）制单流程

（1）外贸洽谈前期，制作形式发票用于报价、交易参考或客户申请进口许可等。（2）交易确认以后，制作外贸合同。（3）准备交货的时候，制作商业发票、装箱单、报关单等报关出口材料。（4）交货付运后，得到三证三副提单。（5）制作、申办、整理客户所需的全套单据，如发票、装箱单、商检证、产地证、受益人证明等以收取货款。（6）凭收汇银行水单、报关单等办理退税。无论是否操作信用证，单据都比较重要。外贸单证通常是成套的，即根据客户的要求，相关的单证作为一套，用于交付、转卖和货款收付。

（二）制单基本原则

单证制作的基本原则是“单证一致，单单一致”，即单证制作符合信用证要求（在信用证操作时），同一套的单据间，在相同栏目的内容一致。比如，货物的数量，无论在发票、装箱单还是其他单据的数量栏中，填写都应一致，包括计量单位；在提单中显示了唛头（货物外包装箱上印刷的用于识别的标志符号，我们在前面装运货物中讲过），发票中就不能显示“N/M”（无唛头）。此外，每份单据都会标明出具日期，而外贸操作中对各种单据的日期有相应的规定，要求签发日期应符合逻辑性和国际惯例。

外贸各种单据的时间顺序一般情况下，作为收款用的全套单据，日期以提单上的ON BOARD DATE为基准，来确定各单据的日期。各单据日期关系如下：发票（INVOICE）：日期一般早于所有单证。装箱单（PACKING LIST）：一般与发票同日，必须在提单日之前。提单日（ON BOARD DATE）：不能超过L/C规定的装运期。保单（INSURANCE POLICY）：签发日应早于或等于提单日期，不能早于发票。产地证（C/O, FORM A）：不早于发票日期，不迟于提单日。商检证（INSPECTION CERTIFICATE）：日期不晚于提单日期，但也不能过早于提单日。受益人证明（BENEFICIARY CERTIFICATE）：等于或晚于提单日。装船通知：等于或晚于提单日后三天内。船公司证明（FORWARDER CERTIFICATE）：等于或早于提单日。汇票（DRAFT）：日期应晚于提单、发票等其他单据，但不能晚于L/C的有效期。

常见单据制作

（一）汇票

汇票（Draft）是由出票人签发并委托付款人按约定的付款期限（即期或远期）对指定的受款人无条件支付一定金额的票据，相当于一种无条件支付命令。汇票根据出票人的不同，可以分为银行汇票和商业汇票。在信用证业务中，经常使用的是由出口商出具的商业汇票。由出口商填写，付款人签字以确认付款。信用证一般不规定汇票份数，通常皆为两联，都需提供。

制作汇票注意事项：（1）汇票号码：一般用本批货物的商业发票号码。（2）汇票金额：可以与信用证金额不一致，比如小于或等于信用证金额，但通常应与发票金额保持一致。汇票的币种应与信用证的币种相同；在汇票的“Exchange for”后填写小写金额，在“the sum of”后填写大写金额，汇票开立的金额大小写必须完全一致。（3）汇票期限（TENOR）：即期——AT SIGHT，远期——AT×××DAYS AFTER SIGHT, AT×××DAYS AFTER DATE OF DRAFT, AT×××DAYS AFTER DATE OF B/L, ON×××，2021（固定日期付款或板期付款）。（4）受款人（Payee），又叫收款人或抬头，一般有三种制法：指示式抬头：Pay to the order of×××Bank限制式抬头：Pay×××only来人抬头：Pay bearer汇票的受款人多半为银行。信用证方式下，受款人通常是议付行或出口商往来银行；托收方式下，受款人一般是托收行。在出口业务中，无论采用哪种结算方式，对外签发的汇票一般都做成指示式抬头，如Pay to the order of Bank of China（付中国银行或其指定人）。

（5）出票条款（Drawn Clause）：是指汇票的出票依据，一般在票面显示“Drawn under……”或“Drawn against……”字样。出票条款在信用证和托收项下有所不同：信用证项下通常包括信用证开证行、信用证号码、开证日期；托收项下，通常填写合同号、品名、数量、起运地和目的地，并以“for collection”结尾。（6）受票人（Payer或Drawee）：应为银行。可以是开证行（信用证未明确时）、通知行（Drawn on yourself，信用证是开证行对通知行在讲话）。按UCP600第6条c款规定：“信用证不得开立成凭以申请人为付款人的汇票兑付。”（7）出票人（Drawer）：是受益人。（8）出票地点、日期（Place and Date of Issue）：是信用证汇票的议付地点、时间，时间不能迟于信用证的交单期。（9）利息记载：远期汇票有时有规定付款人承担这一段时间的利息。如果有此条款，则应载明利率、计算的起讫时间。

（二）商业发票

商业发票（Commercial Invoice），简称发票（Invoice），是全套货运单据的中心。需要注意的是，外贸的发票概念和国内的财务发票大不相同。外贸发票是出口商自己制作、出具的文件，用于说明此票货物的品名、数量、单价、总值，以及其他说明货物情况的内容。发票格式不拘，但必须包括上述要素，并全名落款。发票必须注明一个发票号码（自己拟定）和出票时间。可以按照需要一式几份，由若干正本和副本组成的，应注明“ORIGINAL”“COPY”字样。发票的末端通常有E.O.E.字样，意为“有错当查”，即此份发票如有错漏允许更改。

发票大致可分为首文、本文和结文三大部分，具体内容如下：1.首文部分（1）发票名称：一般在出口业务中使用的、由出口方出具的发票大多是商业发票，所以并不要求一定标出“Commercial”（商业）字样。但一定要醒目地标出“Invoice”（发票）字样。（2）发票号码：由出口商自己编制，汇票号码与发票号码保持一致。（3）开票日期：一般在信用证开立之后，但也可以在此之前。（4）合同或信用证号码：一批货多个合同的都要填写。（5）买方名称、地址：信用证中必须以申请人为抬头人。（6）运输工具及航次：查船公司的下货纸或者装货单。（7）起运港（地）与目的港（地）：与托运单、海运提单一致。不能笼统，避免重名，如果运到内地则写明“IN TRANSIT TO”。2.本文部分（1）货物描述（DESCRIPTION）：货物名称、规格、包装等与货物有关的描述必须与信用证中的货物描述（DESCRIPTION OF GOODS）完全一致，必要时要照信用证原样打印，不得随意减少内容，否则有可能被银行视为不符点。但有时信用证货物描述的表述非常简单，此时按信用证打印完毕后，再按合同要求列明货物具体内容。（2）运输唛头：一般由卖方自行设计，但若合同或信用证规定了唛头，则须按规定。若无唛头，应注明“N/M”。（3）数量：按合同标明装运货物数量，必须标明数量单位如piece、set、kg或meter等。（4）单价（UNIT PRICE）与总值（AMOUNT）：对应不同货物标明相应单价，注意货币单位及数量单位。总价即实际发货金额，应与信用证规定一致，同时还应注明贸易术语。3.结文部分结文部分根据不同情况一般包括运费、保险费的批注、特定文件号码批注（许可证等）、证明文句（如出口到RCEP成员国的原产地自主声明）、开票依据（根据信用证或合同等）、开票人签章（信用证不作要求则无须签章）、开票人的名称及地址。

（三）装箱单

装箱单（Packing List）与外贸发票对应，性质一样，主要用于说明货物的包装情况，如品名、数量、包装方式、毛重、体积。视产品类别的需要还可以加上其他详细说明，如净重等。样式与发票相仿，只是不需要注明货物价值。通常需要若干正本和副本。装箱单主要栏目的填制可参照商业发票，在制作时应注意下列问题：（1）装箱单上的总件数和总重量，应与发票上的总件数和总重量相一致。（2）单据名称必须与信用证规定相符，其具体名称有：装箱单（Packing List）、重量单（Weight List）、尺码单（Measurement List）、包装说明（Packing Specification）、包装提要（Packing Summary）、重量证书（Weight Certificate）、磅码单（Weight Memo）、花色搭配单（Assortment List）等。

（3）在装箱单上一般不注明货物的单价、总价等，只需列明货物的名称、数量及重量等，因为进口商把商品转售给第三者时只要交付装箱单和货物，不愿泄露其购买成本。（4）需要引起注意的是“Numbers”或“Nos.”应填写不同货号商品的包装序列号。例如：一批商品共有两个货号，包装件数分别为50件和100件，则填写该栏时应对应不同的货号分别填入“1—50”及“51—150”。（5）装箱单的日期应与发票日期相同，或略迟而不能早于发票上的日期。（6）装箱单的最末一份一般应由出口商加盖公章。

（四）原产地证

原产地证包括一般原产地证（Certificate of Origin）和普惠制原产地证（GSP FORM A）。原产地证可以说是货物的“出生证”，是证明出口货物生产和制造地的证明文件，是出口产品进入国际贸易领域的“身份证”。货物进口国据此对进口货物给予不同的关税待遇和决定限制与否。可不要小看了这个证书，对出口商而言，有没有它可能意味着适用优惠幅度差异巨大的不同税率，一念之差损失的可是数额不菲的真金白银啊！

1.一般原产地证

中国的原产地证有固定印刷格式，一般由海关（2018年关检融合前是出入境检验检疫局）或贸促会即中国国际商会出具。出口企业申请办理此证，首先要在当地办理企业备案登记，然后才有资格申请签证。一般原产地证书的填写方法如下：（1）填写出口公司的详细地址和名称。（2）填写给惠国最终收货人名称和地址。（3）运输方式和运输路线，应注明启运地、目的地以及运输方式等内容。（4）目的地或最终目的国，即填写货物最终到达的国家。（5）签证当局填写。正常情况时，此栏空白。如果是“后发”，加盖“ISSUED RETROSPECTIVELY”的红色印章。应当注意日本一般不接受“后发证书”。（6）填写唛头和包装号码。此栏填写商品包装上的装运标志，应完整、规范并与其他单据上的装运标志一致。当唛头过长时，可超出本栏，延续到第7栏内。一般不能简单填写“As per Invoice No×××”或类似内容。当无唛头时，填写“N/M”。（7）货物描述及包装种类。该栏目填写应包括三项内容：①最大包装件数。包括大小写两种方式，如“ONE HUNDRED（100）packages”。②商品名称。最大包装件数和商品名称用“of”连接，如“ONE HUNDRED（100）packages of Door Locks”。③使用终止符号“***”将上述内容的下一行填满。（8）HS编码。该栏应按照商品在“商品名称和编码协调制度”（Harmonized Commodity Description&Coding System）中的编码填写，应该与报关单中的商品编码一致。

（9）数量或重量。应按提单或其他运输单据中的毛重数量填写。（10）发票号码和日期。应填写两项内容：发票号码和发票日期。此栏不得空白。（11）出口商申明。本栏必须由出口公司指派的专人签字并签署地点、时间。该日期不能早于发票的签发日期，一般与发票的日期相同；同时不能迟于装运日期和第12栏签证机关的签发日期。（12）签证机关栏。此栏由签证当局填写机构的名称、地点和时间等。如中国国际贸易促进委员会，2020年10月于上海。

2.普惠制产地证

普惠制是发达国家给予发展中国家出口制成品和半制成品普遍的、非歧视的、非互惠的一种关税优惠制度。普惠制产地证主要书面格式为GSP FORM A，是依据给惠国要求而出具的能证明出口货物原产自受惠国的证明文件，并能使货物在给惠国享受普遍优惠关税待遇。现由海关（2018年关检融合前由出入境检验检疫局）出具，出口企业办理此证首先要在当地海关办理企业注册登记，然后才能申请签证。GSP FORM A的填制方法如下：（1）填写出口公司的详细地址和名称。（2）填写给惠国最终收货人名称和地址。（3）运输方式和运输路线。应注明启运地、目的地以及运输方式等内容。（4）此栏由签证当局填写。正常情况时，此栏空白。如果是“后发”，加盖“ISSUED RETROSPECTIVELY”的红色印章。应当注意日本一般不接受“后发证书”。（5）项目号。本栏根据品名的个数顺序写出。例如出现第一个品名，本栏填“1”，出现第二个品名，本栏填“2”，依次类推。（6）唛头和包装号码。此栏填写商品包装上的运输标志，应完整、规范并与其他单据上的运输标志一致。当唛头过长时，可超出本栏，延续到第7栏内。当无唛头时，填写“N/M”。（7）货物描述及包装种类。该栏目填写应包括三项内容：

①最大包装件数。包括大小写两种方式，如“ONE HUNDRED（100）packages”。②商品名称。最大包装件数和商品名称用“of”连接，如“ONE HUNDRED（100）packages of Door Locks”。③使用终止符号“***”将上述内容的下一行填满。当一份FORM A的货物不止一种时，第5、第6、第7栏要做到一一对应。

（8）原产地标准，该栏应按照普惠制产地证申请书对货物原料的成分比例的不同填写“P”“W”“F”等字母。完全自产，无进口成分，应填写“P”。含有进口成分，应填写“W”，但经过出口国充分加工的产品输往欧盟等国时，应在“W”后加注出口产品在“海关合作理事会税则目录”（Customs Cooperation Council Nomenclature, CCCN）中的税目号。出口加拿大的商品，如含有进口成分占产品出厂价的40%以下，使用“F”。出口到澳大利亚、新西兰的产品，此栏可以空白。（9）数量或重量。应按提单或其他运输单据中的毛重或数量填写。（10）发票号码和日期。应填写两项内容：发票号码和发票日期。此栏不得空白。（11）签证机关。此栏由签证当局填写机构的名称。如“中华人民共和国天津海关”。（12）出口商申明。本栏目包括：产品原产国、进口国（给惠国）国名和出口公司指派的专人签字及申报地点、时间。该日期不能早于发票的签发日期，一般与发票的日期相同；同时不能迟于装运日期和第11栏签证机关的签发日期。

（五）装船通知

装船通知（Shipping Advice），即“电抄”，是船开前或不迟于船开当日，由发货人出具给收货人的关于装船情况的通知。格式不限，但应包括下列内容：收货人（Consignee）、发货人（Consigner）、货物名（Goods）、提单号（B/L Number）、集装箱/铅封号（Container/Seal Number）、船名（Vessel Name）、航次（Voy）、目的港（Port of Destination）、起航日（ETD，即Estimated Time of Departure）和预计抵达日（ETA，即Estimated Time of Arrival）等项目内容。

（六）受益人证明

受益人证明（Beneficiary’s Certificate），即“函抄”，也叫受益人声明，只出现在信用证下（受益人是信用证操作方式中的术语，一般指出口商）。如果不是信用证操作的话，一般叫作厂商声明（Supplier Declaration）或出口商证明（Exporter’s Certificate）等类似表述。受益人证明主要用于不便或无法用官方文件证明的，客户要求做到的事宜，或其他一些类似于保函（保证承担某些责任或某些可能产生的责任的声明）的内容。书写上无规定格式，只需要列标题为BENEFICIARY’S CERTIFICATE，行文上有“We hereby certify that……”后面加上客户所需声明的内容，再落款盖章即可。

（七）寄单证明

寄单证明（Beneficiary’s Certificate for Dispatch of Documents）由受益人根据信用证规定，在货物装运前后一定期限内，邮寄给规定的收受人以全套或部分副本单据（个别的要寄正本单据），并单独出具寄单证明或将寄单证明内容列明在发票内，作为向银行议付的单据。

（八）船公司证明

船公司证明主要是指有关运输方面的证明，如船籍或航程证明、船龄证明、船级证明等，受益人可向船公司或其代理索取。此外，在实务中偶尔还会见到其他的单据，例如海关发票（Customs Invoice）。海关发票是出口商应进口商海关要求出具的一种单据，基本内容同普通的商业发票类似，其格式一般由进口国海关统一制定并提供，主要用于进口国海关统计、核实原产地、查核进口商品价格的构成等。其格式可在各国海关的官方网站上下载（例如加拿大海关发票）。又如领事发票（Consular Invoice）。由进口国驻出口国的领事出具的一种特别印就的发票。这种发票证明出口货物的详细情况，为进口国用于防止外国商品的低价倾销，同时可用作进口税计算的依据，有助于货物顺利通过进口国海关。出具领事发票时，领事馆一般要根据进口货物价值收取一定费用。这种发票主要为拉美国家所采用。

单证错误与遗失的处理

（一）单证错误的补救

单据制作应从一开始就养成良好习惯。按照老外贸业务员的做法，交易确定以后，及时为交易归档，预先按照单据栏目整理出填制内容，如客户名址、货物品名描述等。等到制单的时候，直接调用即可，避免了临时打字的拼写错误可能。根据这个原理，市面上也出现了各种外贸制单软件，可预先输入资料，按照单证类别自动生成。除了制单人为错误外，因为外贸过程中环节甚多，不同部门的操作中难免会有疏漏误差，或因情况改变而导致的错误。比如，原定出货100箱，也按照这个数量制作了商检和报关单据，可实际装运的时候发现仓库记录错误，实际发货量只有98箱，或者是在装卸过程中损坏了2箱等。对于这样的情形，可以视情况灵活处理。信用证项下操作的，完全依靠信用证制单；非信用证的，根据单证交付的对象不同见机行事。因此可分为将错就错和分套处理两类方式。所谓将错就错，就是虽然与实际不符，仍按照事先约定的条件制单，因此造成的影响另外与客户协商解决。比如，在货物短少的情况下，仍按照全数缮制单证。这多见于信用证项单证错误的处理。所谓分套处理，就是根据单证交付对象的不同，分别制作内容不同的单证。比如在报关数量和金额与实际有误差的情形下，给海关的单证按照原报关资料，给客户的单证则按照实际的数量和金额缮制。如果提单上的数量与报关数量一致，则可略微调整单价，在总数量不变的情况下减少总金额，使之符合实际收取的货款。此外，因为报关等数据失误，导致实际收汇和报关金额不一致，如何处理，取决于公司在外管的企业管理类别。公司在外管的企业管理类别为A类的，报关金额与收汇金额不一致影响不大，在监测系统进行差额报告即可；公司在外管的企业管理类别为BC类的，则超过额度部分无法结汇（结汇额度根据报关金额产生），需前往主管外管局申领申请表以办理结汇手续。

（二）单证遗失的处理

单证遗失，可能是出口商制作和保管单证不善造成的，也可能是单据在交付邮政或快递公司转递过程中遗失的。而目前，我国对邮政及快递公司遗失文件的赔偿制度尚不完善，一般以邮资的若干倍来计算。而外贸单证的特殊性使得这个赔偿数额无论如何也无济于事。因此，发生类似事情的时候，追究责任意义不大，关键还要靠自己去尽力补救。首先要防患于未然，企业内部建立起比较清晰的单证制作和传递流程。业务员自己缮制保管单证的，要注意归档管理。一些老业务员喜欢在交易确立以后就制作客户档案，列明所需单证、办理时间和单证收取记录，这是个很好的经验。公司有专门单证员的，不但单证员自己要有记录册，还要与业务员建立起单证交接登记本，避免转交过程中的“真空”缺漏。所有的单据，都复印一份，以备万一出纰漏时可以对照原单处理。单证遗失后，要第一时间处理。属于自己缮制的发票、装箱单等，即刻补制，属于国家机构或第三方出具的，及时通知出具人，办理补单手续。比如提单遗失后，可以通过货代补发提单，或电放（收货人无须正本提单，凭货代电报指示放货）形式解决。但办理起来较为棘手，各个船公司规定不同，通常根据与出口商的关系而定。因为补发提单对货代而言风险很大，如果因此出现冒领或其他纠纷——比如出口商恶意欺诈，将原提单交付客户或银行以后，谎称遗失，借以扣留货物，货代难脱干系。不过，如果是“记名提单”（提单上限定具体的提货人）遗失比较好办，只要提货人证明自己身份即可电放，但如果是“指示提单”（提单上暂未指定收货人）就麻烦了。如果货代信任发货人，那么通常发货人一封保函（担保因此出现的所有责任由发货人自己承担）即可解决；而如果彼此不熟悉，则货代通常会要求在出具保函的同时提供相当于货值或双倍的担保金，担保金期限甚至长达一年。这对于货主而言将是个沉重的负担。提单一般三正三副，因此，除非客户要求“全套提单”，否则尽量争取保留一份正本提单，避免遗失风险。

二、交单结汇

出口企业在货物装运后，按照信用证的要求，正确缮制各种单据，并在信用证规定的有效期和交单期内，将单据及有关证件提交银行凭以收取外汇，并将所得外汇出售给银行换取人民币的过程即为出口结汇。结汇在不同的支付方式下，其程序有所差异。信用证支付方式下的结汇，出口企业只需将符合信用证要求的所有单证交给议付行，后续工作均由银行负责。

①出口商将整套出口结汇单据（包括外销发票、海运提单、保险单、商检证书、出口货物原产地证等）发送给出口地银行。②出口地银行将该整套单据发送给进口地银行。③进口地银行在单据符合信用证要求的情况下，通过出口地银行向出口商付款（在托收方式下，则由进口商付款后，进口地银行才向出口商付款）。④进口地银行向进口商发送整套单据，并由进口商向其付款。⑤进口商向进口地银行付款。⑥出口地银行收到货款后，向出口商发送结汇水单。

交单

交单是指出口商（信用证受益人）在规定时间内向银行提交符合信用证条款的全套单据。这些单据经银行审核确认无误后，根据信用证规定的不同付汇方式，由银行办理结汇。

（一）交单注意事项

由于银行的付款、承兑和议付均以受益人提交的单据完全符合信用证条款的规定为条件，所以交单应严格做到完整、明确、及时。具体而言，需要注意以下事项：（1）单据的种类和份数与信用证的规定相符。（2）单据的内容正确，包括所用文字与信用证一致。（3）交单时间必须在信用证规定的交单期和有效期之内。

（二）交单方式

为了提高单证质量，保证安全及时收汇，我国银贸双方本着密切配合、相互支持的原则，根据业务的实际情况，采用两种不同的交单方式，即两次交单与一次交单。1.两次交单两次交单，也叫预审交单，在运输单据签发前，先将其他已备妥的单据交银行预审，发现问题及时更正，待货物装运后收到运输单据，可以当天议付并对外寄单。2.一次交单一次交单，即在全套单据备齐后一次性送交银行。不过，在一次交单情况下，货物已发运。银行审单后若发现不符点需要退单修改，耗费时日，容易造成逾期而影响收汇安全。

结汇的做法

1.收妥结汇

收妥结汇又称“先收后付”或“先收后结”，是指出口地银行收到出口公司的出口单据后，经审查无误，将单据寄交国外付款行索取货款，待收到付款行将货款拨入出口地银行账户通知书（Credit Note）时，即按当时外汇牌价，折成人民币拨给出口公司，目前，我国银行一般采用收妥结汇方式，尤其是对可以电讯索汇的信用证业务，因为在电汇索汇时，收汇较快，一般都短于规定的押汇时间。

2.定期结汇

定期结汇是指出口地银行根据向国外付款行索偿所需时间，预先确定一个固定的结汇期限（7—14天不等），到期后主动将票款金额折成人民币拨交出口公司。

3.出口押汇

出口押汇也称“买单结汇”，是指议付行在审单无误的情况下，按信用证条款买入受益人（出口公司）的汇票和单据，从票面金额中扣除从议付日到估计收到票款之日的利息，将余款按议付日牌价，折成人民币拨给出口公司。议付行向受益人垫付资金，买入跟单汇票后，即成为汇票持有人，可凭票向付款行索取票款。银行同意作出口押汇，是为了对出口公司提供资金融通，有利于出口公司的资金周转。出口押汇方式下，出口地银行买入跟单汇票后，面临开证行自身的原因或单据的挑剔而拒付的风险。因此，目前我国银行只对符合以下条件的出口信用证业务作押汇：（1）开证行资信良好。（2）单证相符的单据。（3）可由议付行执行议付、付款或承兑的信用证。（4）开证行不属于外汇短缺或有严重政治经济危机的国家和地区。

单证事故的处理

1.“单证不一致”的防范与处理

单证不一致，即单据缮制没有完全符合信用证的规定。这是最常见的事故。其结果就是直接导致不符点，甚至导致单据被拒付。在单证交易中，业务员应该树立起“信用证至高无上”的观念，即使信用证中出现错别字或明显的语法错误，只要不导致产生歧义，在无法修改的情况下，也要将错就错地照样搬到所有单证中去。再者，同一票货物，按照需要可能会制作几套单证，分别交给海关和银行等部门。这几套单证在某些方面有出入，并不影响银行对自己那套单证的审核与付款。因此，其他单证可以略有差池，但给银行的这一份则一定要完全与信用证一致，这是单证不一致事故处理的最高原则。至于其他国家机构，只要不是蓄意欺诈，对操作上的失误，还是允许有一定的灵活性的。特别对于出口商自己缮制的单据，比如受益人证明，则不必拘泥实际操作情况。当然，客户的要求尽量满足，不能做到的事先讲明，因意外而导致失误的（例如提单传递迟误，导致未能按照客户要求及时寄出提单复印件之类），必要的时候，说明一下请客户谅解即可。但单证则完全按照信用证要求出具。对于不是自己出具，而是第三方如货运公司出具的提单一类，事先务必与他们仔细核对草稿，并书面确认。拿到正本以后，再检查一次，看是否与确认的草稿一致。出现问题的，在分清责任的同时，火速更换。对于日期时效方面的不符，请货运公司协作，虚打日期以迁就信用证。对于国家机构比如海关出具的单据，不易灵活处理，因此要慎重一些。信用证条款中对这类单证有特别要求的，先与海关沟通咨询，看是否能满足客户要求。无法完全满足的，坚决要求修改信用证条款。因外贸市场灵活多变，品质要求也参差不齐，对于海关提出异议的产品，可以通过客户确认的保函形式协商解决。

2.“单单不一致”的预防与处理

单单不一致，指同一套单证里不同单据相同栏目的内容不一致。这个问题通常是部门分工协作制单中的疏漏造成的。预防的方法，就是事先编制交易档案，按照栏目分别归类，像一个数据库一样，根据交易编码，各部门或者各单证直接调用。此外，审单证的时候，不但要逐张审核，还可以“横”审，即比对不同单证同一栏目内容。实务中，也允许有些地方在合理范围内某些栏目单单不一致。比如品名描述栏，在发票中也许细致翔实，按照同类产品不同款式逐一分列，而提单和原产地证中就简单合并了。一般的限度是只有类别一样的产品才能合并。所谓类别一样，以海关商品编码（即所谓H.S.CODE，国际通行的商品分类编码，避免因各国表述不同造成的分类混乱）为依据。这种单单不一致，一般都不予计较。但碰到有风险的交易，存在客户有意挑刺的可能时，尽量避免这样做，以免节外生枝。

3.不符点的处理

单证缮制与信用证规定的差异一概称为不符点（Discrepancies）。轻微的不符点比如某个字母或标点符号的错误，不造成歧义，对交易性质无实质影响的，一般开证行也会接受，仅对每一个不符点扣罚几十美元就算了。可较大的错误，特别是数量、金额、交货期方面的错误，问题就严重了。开证行会通知出口商（受益人）不符点的情况，并暂时中止执行信用证支付。待受益人与客户（开证申请人）协商，客户愿意接受不符点并同意付款了，才会支付（同时不符点费用照扣）。可见，不符点有直接导致信用证失效的可能。一般情况下，在把单证交付国外开证行之前，国内出口商的开户银行（信用证通知行）会应出口商要求预先审核一遍，发现错误及时更改。但此时货物已经出运，很多情况既成事实，不符点无法更改了。此时，在确认客户会接受的前提下，可以“不符点交单”，承担不符点扣款，完成信用证。但这样做的风险很大，万一客户不接受或中途变卦，出口商难免蒙受损失。所以不符点交单要特别慎用。出现此情形的时候，最好先与客户联系，请客户确认接受不符点。必要的话，请客户出具“公司信”（Office Letter，一种抬头落款齐全，内容完整的正式商业信函），届时提供给国外开证行。更稳妥的方法，如果国内银行议付的话，由国内银行通过SWIFT接洽开证行，告知不符点，请开证行与客户（开证申请人）联系，让客户向开证行确认接受不符点，开证行再向国内银行确认。这种操作方式称为“电提不符点”。

4.不符点拒付的处理

不得已不符点交单，或者开证行自己判断为不符点的，有可能导致单据被拒付。这样的事故中，首先要区分责任，判断开证行拒付是否有合理依据并符合程序。所谓合理依据，就是开证行提出的不符点应有站得住脚的理由，或是否出于误会。否则可通过国内银行回复解释申辩。程序上，开证行必须在5个工作日内审核单证并一次性提出不符点，否则即使有不符点也无权再提。确有不符点的，看看是否来得及换单，把修改正确的单证补交上去。只要修改后的单据在信用证规定的有效期内提交到指定银行，且新提交的单据没有新的不符点，则视为单据不存在不符点，开证行必须付款。但这种情况下必须争分夺秒。此外，尽早安排出货也是预防措施之一，早出货早出单，就有活动的余地。无法及时更改的，即可与客户联系，说明情况，请客户接受不符点。多数情况下，客户也是通情达理的，毕竟是做生意，一般说来客户也等着收货，以便安排销售。尤其需要注意的是，发生单据拒付的时候，要密切关注货物下落。在信用证业务中，相关各方处理的是单据，而不是与货物有关的货物及/或服务，之所以如此，最主要的原因是信用证所涉及的单据尤其是作为货权单据的提单，使得信用证的当事人能够控制货权，对单据的买卖，就意味着对货权的买卖，所以UCP600规定，银行拒付后必须要么持单听候指示，要么将单据退还交单者，也即是说开证行拒付后不经受益人或议付行同意，不得擅自向开证申请人放单，否则其必须付款。另外，关注货物下落还可以了解到开证申请人是否已凭开证行的提货担保提取货物，凭保提货虽然构不成开证行拒付后必须付款的责任，但如受益人或议付行要求退单，然后向船公司索要货物，船公司因无法提供货物，必然转而找开证行，要求其履行提货担保项下的责任，则开证行信誉损失不说，还可能承担比货款更多的经济损失，所以在这种情况下，一经向其说明已知客户凭其提货担保提货的事实，开证行往往会妥协付款。

5.信用证“软条款”的处理

有一些信用证事故，是一开始就因为信用证的条款不合理而埋下隐患的。信用证操作中，有些条款表面看起来无伤大雅，实则暗藏杀机，需要格外警惕。常见的问题就是所谓的“软条款”。软条款，是指某些在信用证中出现的可能导致开证行解除付款责任而令受益人在无过错情况下蒙受损失的条款。软条款是外贸行业的俗称，并没有学术上的标准定义。软条款本身并不违背UCP600原则，也不一定会给受益人造成损失。其风险是潜在性的，表现形式也多种多样。比如说一个典型的软条款：3份正本提单中，有一份直接寄给开证申请人。我们知道，凭借一份正本提单，就可以提货了。这个条款一经执行，就意味着客户可以在银行议付单证以前就径直去提货。假如客户蓄意欺诈，或对货物不满意，此时就有可能有意挑刺拒绝赎单，信用证受益人即出口商将面临财货两空的危险。

因此，外贸业务员应该炼就火眼金睛，学会识别软条款。这其中有诀窍，就是牢记两个不可撤销跟单信用证的原则：（1）不能让客户有可能在付款赎单前自行提货。（2）开证以后，所有单证你可以单方收集办理，不需要依赖客户。凡是违背了这两条原则的，基本上就是软条款了。再举两个例子来强化概念。比如：信用证中规定提单使用的不是B/L（Bill of Lading），而是FCR，一种法律上不能作为物权凭证的提货证明。这种条款下客户可能通过与货运代理公司勾结，先行提货。